Ante la crisis sanitaria global debemos preguntarnos si estamos preparados para la emergencia y repasar aquellas disposiciones del archivo para que sean de conocimiento de todo el equipo.
La American Library Association ha recopilado información que puede resultar de utilidad para pensar la estrategia de archivos, colecciones y centros de documentación, con el objetivo de estar preparados y poder minimizar las consecuencias de la crisis por la pandemia. Acceder a la información.
A continuación se presentan algunas cuestiones que podrían incluirse en una política propia de preparación ante enfermedades y / o pandemias, cuidando siempre que sean consistentes con las políticas generales de la institución rectora del archivo y aquellas definidas por las autoridades nacionales:
- criterios para determinar el cierre del archivo
- políticas de la institución en relación con las enfermedades laborales y reglamentación del trabajo a distancia
- previsión de la documentación básica sobre procedimientos o capacitación cruzada para que otros puedan hacerse cargo en caso de que los responsables de las colecciones se encuentren imposibilitados
- medidas preventivas generales relativas a la atención a los usuarios (por ejemplo: quitar una cantidad de sillas para que las personas no se sienten juntas, o limitar la cantidad de personas que pueden entrar en cualquier momento, o sacar percheros y cosas similares que mantenga a las personas y sus pertenencias separadas unas de otras.
- criterios para la suspensión de proyecciones y otras actividades públicas.
- provisión de máscaras y guantes junto con la capacitación del personal para su deposición y eliminación.
- normas para la limpieza de baños, barandas y pomos de puertas, teléfonos, teclados, mostradores y limpieza de estaciones de trabajo / oficinas , vaciado de basureros, etc.
- establecer un cronograma para atender las necesidades críticas de la instalación si el archivo está cerrado por un tiempo prolongado (mantenimiento climatológico, seguridad, actuación ante caída de libros, rollos y otros materiales, distribución de tareas de guardia, obligaciones administrativas y financieras).
- plan de comunicación para llegar al personal y para comunicarse con el público.
- medios para continuar brindando servicios de información al público, tales como pedidos en línea de materiales y recogida en algún puesto alternativo en ciertos momentos, o la expansión de servicios en línea.
- propuestas para las personas menos favorecidas de la comunidad y más afectadas con la crisis, que puedan no tener un acceso fluido a internet o habilidades informáticas
- educación del público ante el avance de una epidemia, generando comunicaciones claras acerca de la potencial interrupción de los servicios o proyectos en curso
Tener una idea precisa y por escrito acerca de estas cuestiones será de gran utilidad en la toma de decisiones bajo presión o en circunstancias imprevistas.
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